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脱メール依存!SharePointの利点

スピードはビジネスの要。作業は迅速に処理していかなければなりません。それは翻訳会社においても例外ではなく、お客様や翻訳者の方と迅速かつ効率的に情報共有することが求められます。

とはいえ、伝達する情報の量は膨大で、翻訳中に仕様が変更になることも珍しくなく、連絡手段がメールだけでは、どうしても時間がかかってしまいます。私は大量の業務に追われ、なかなか作業効率を上げられずにいましたが、そんな状況を打破する鍵となったのが、米Microsoftの情報共有・文書管理サービス「SharePoint」(シェアポイント)でした。翻訳者さんとの情報共有にSharePointを活用することで、送付するメールの数を大幅に減らし、業務効率の向上を達成した事例を紹介したいと思います。

目次[非表示]

  1. 1.ここがまずかった:メールでのやり取りの問題点
    1. 1.1.翻訳者さん1人1人にメール
    2. 1.2.スムーズな情報共有ができない
    3. 1.3.添付ファイルへのパスワード設定
  2. 2.使ってよかった!SharePointで改善できた点
    1. 2.1.作業内容を一斉連絡
    2. 2.2.SharePoint上で質問と回答を共有
    3. 2.3.毎回のパスワード設定が不要に
  3. 3.ちょっと気になる・・・SharePointの難点
    1. 3.1.アカウントの作成が少し面倒
    2. 3.2.文書の編集機能がやや使いづらい
  4. 4.他にもあります!SharePointの便利な機能
    1. 4.1.文書の履歴
    2. 4.2.ファイルサーバーとしても使える
  5. 5.おわりに
  6. 6.川村インターナショナルの翻訳サービス

ここがまずかった:メールでのやり取りの問題点

私が担当する仕事には、翻訳者さんへの作業内容の説明や、資料共有、質問への回答などがあります。以前はメールに作業内容を書き、資料を添付して送っていましたが、特に大勢の方が関わる翻訳案件や、仕様変更の頻度が高いプロジェクトでは、適切な情報を迅速に共有するのが難しく、大きな手間がかかっていました。

メールだけを使った連絡には、具体的に以下のような問題があります。

翻訳者さん1人1人にメール

分量が非常に多い翻訳案件は、複数の方に翻訳を依頼します。そんなときはBCCで全員に一斉送信!・・・できれば楽なのですが、同じ案件であっても渡す資料や作業内容は人によって違いますし、注意事項などが異なる場合もあります。そのため、何人もの翻訳者さんに、一通一通メールを書かなければならないこともありました。

スムーズな情報共有ができない

複数の翻訳者さんが作業する案件で、1人の方からメールで質問があり、その回答を全員で共有する必要がある場合、都度メールを作成して送っていました。関係者全員が書き込んで閲覧できるツールがあれば、タイムリーかつ効率的な情報共有ができるのですが・・・・

添付ファイルへのパスワード設定

メールで資料を送信する場合は、セキュリティの観点からパスワードを設定します。しかし、ファイルを添付したメール内にパスワードを記載しても意味はありません。別途メールを送りパスワードを連絡していました。つまり、1人の方に少なくとも2回メールを送る必要があったのです。

このような問題を解決する方法を調べ上げ、たどり着いたツールがSharePointでした。


使ってよかった!SharePointで改善できた点

SharePointはMicrosoftが提供するプラットフォームであり、ブラウザを使ったコラボレーション(共同作業)や文書管理などの機能があります。このSharePointを使用することで、今まで手間がかかっていた作業を効率化することができました。

具体的な改善点は以下のとおりです。

作業内容を一斉連絡

SharePointに資料をアップロードして、翻訳者さんにダウンロードしてもらうことができます(もちろん翻訳者さんには事前にアクセス権限を付与しています。誰でもアクセスできるようにはなっていません)。また、SharePointサイトに作業内容や注意事項を直接記載し、サイト上で閲覧してもらうことも可能です。記載内容を更新した際も、メール添付でファイルを送る必要はなく、更新した旨を一斉送信で伝えるだけですむようになりました。

SharePoint上で質問と回答を共有

ExcelファイルなどをSharePointサイトに置いて、翻訳者さんに質問を直接入力してもらい、当社の担当者が適宜回答するようにしています。都度メールを送らなくても、同じ案件に関わる翻訳者さん全員にタイムリーに回答を共有できます。

毎回のパスワード設定が不要に

資料をメールで送る場合は、添付ファイルにパスワードを設定しなければなりませんが、SharePointなら、その必要はありません。事前に専用のアカウントを取得してアクセスしてもらうので、第三者がファイルを閲覧できないようになっています。


ちょっと気になる・・・SharePointの難点

ただし、何事も一長一短。SharePointにもデメリットがないわけではありません。あまり重大なものではありませんが、私が感じたデメリットを書いておきます。

アカウントの作成が少し面倒

セキュリティの関係で、SharePointにアクセスするための専用アカウント(メールアドレス)を作成してもらう必要があります。また、そのアドレスはSharePointサイトへのアクセスだけに使用し、メールのやり取りなどには使わないようにお願いしています。このアカウント作成は、翻訳者さん側でも翻訳会社側でも、少々手間と時間がかかります。とはいえ、1人の翻訳者さんにつき1回だけの設定です。

文書の編集機能がやや使いづらい

SharePointサイトに作業手順などを直接記載することができますが、文書のレイアウト作業(細かいフォントや文字サイズ、行間の調整など)をしていると、普通のファイルと比べてやりにくいと感じることがあります。通信状況が悪いと編集にかなり時間がかかるかも


他にもあります!SharePointの便利な機能

SharePointの有用な機能をもっと紹介したいと思います。

文書の履歴

履歴機能を使用すれば、文書を前の状態に復元することができます。うっかりミスのせいで、ファイルをまた一からやり直し・・・・そんな悲劇は起きません!

ファイルサーバーとしても使える

SharePointサイト上にファイルを保存すれば、ローカルPCや会社のファイルサーバーの容量を節約することができます。

おわりに

誰しも変化には抵抗があるもの。私はメールという使い慣れたツールへの依存からしばらく抜け出せずにいましたが、一歩踏み出してSharePointを導入したことで、大幅な生産性向上を実現できました。これからもできるだけ変化を恐れず、新しい技術の活用に取り組んでいきたいと思います。


川村インターナショナルの翻訳サービス

弊社は、情報セキュリティに関する国際標準規格であるISO27001(ISMS認証)を取得しています。お客様の情報を安全に取り扱う社内体制 (ISMS) に、「品質評価モデル」「翻訳品質機能展開」「PM品質機能展開」を相互に機能させる「TAFTシステム」を加えることで、お客様にご満足いただける翻訳サービスの提供を目指しています。

IT、医療、金融などの専門分野にも対応し、英訳をはじめ40言語以上の多言語の組み合わせをサポートしています。翻訳工程の効率化のご提案もさせていただきます。お気軽にお問い合わせください。


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